Melalui kelengkapan data dan dokumentasi mesin produksi maka dapat menjelaskan tentang kondisi mesin sehingga saat pemasangan mesin produksi baru berikutnya atau peremajaan mesin produksi sudah dapat diketahui tujuan pengadaannya serta kemampuan teknis mesin produksi.
Melalui penerapan TPM pilar 5 kita bisa melakukan pemilihan mesin produksi baru tetapi harga lebih murah.
Konsep TPM pilar 5 menitik beratkan bagaimana history mesin dapat terdokumentasi secara baik dan tersimpan dalam arsip baik bentuk hardcopy maupun softcopy, selanjutnya data akan digunakan sebagai standar pemilihan mesin produksi baru maupun peremajaan
Jadi ruang lingkup TPM pilar 5 adalah:
- Manajemen Awal Peralatan Pada Mesin Baru
- Manajemen Awal Peralatan Pada Peremajaan Mesin
Ketika pelanggan merasa puas akan berpotensi membeli produk secara terus menerus bahkan berpotensi meningkatkan volume permintaan manakala permintaan di pasar meningkat terhadap produk tersebut atau munculnya variasi produk baru disamping produk saat ini.
Kondisi ini akan menimbulkan permasalahan baru saat kapasitas produksinya sudah maksimal. Pilihannya adalah mencari perusahaan lain sebagai sub partner atau penambahan kapasitas produksi melalui pengadaan mesin produksi.
Resiko besar terjadi ketika memilih sub partner untuk membantu memenuhi peningkatan permintaan pelanggan karena sub partner ini sebenarnya adalah competitor terselubung karena bisa mengambil hati pelanggan bersangkutan.
Pilihan sangat aman adalah investasi aset berupa instalasi mesin baru.
Pengajuan pengadaan mesin disampaikan departemen produksi secara resmi melalui pengisian formulir "Purchace Request" serta mencantumkan detail jenis mesin produksi dan kapasitas produksinya.
Departemen purchasing selanjutnya meminta departemen maintenance melakukan review detail teknis mesin menggunakan sumber data periwayatan mesin sebelumnya.
Misalnya membandingkan mesin produksi saat ini dengan merk abcd apakah banyak bermasalah mesin produksi tersebut dilihat history mesin selama ini. Kemudian meminta usulan salah satu sumber produsen mesin yang memenuhi kriteria yang bisa jadi departemen maintenance memberikan merk sama dengan merk mesin sebelumnya ataupun merekomendasikan merk berbeda.
Disinilah manfaaf manajemen awal peralatan berperan dalam menentukan mesin produksi mana yang akan dipilih dari produsen mesin terpilih. Arsip history mesin tertata baik, kelengkapan buku panduan mesin serta katalog sparepart mudah didapat tetapi kualitas tinggi dan lain sejenisnya akan menentukan pilihan mana yang akan dibeli.
Departemen maintenance menerbitkan standar teknis mesin yang akan diajukan pembelian kepada departemen purchasing. Dengan standar teknis ini, purchasing mencari dua produsen lain sebagai pembanding yang mampu memenuhi syarat berdasarkan standar teknis maintenance. Sehingga akhirnya terdapat 3 produsen mesin yang mengajukan "penawaran order" mesin baru sesuai standar teknis.
Biasanya keputusan akhir "purchase order" adalah produsen mesin baru harganya paling murah tetapi memenuhi standar kualifikasi teknis sesuai persyaratan.
2. Manajemen Awal Peralatan Pada Peremajaan Mesin
Peremajaan mesin adalah mengembalikan kondisi mesin seperti kondisi baru biasanya dilakukan setelah usia mesin sudah lebih 20 tahun beroperasi atau adanya kondisi kerusakan berulang secara terus menerus di beberapa bagian utama mesin karena diperkirakan sudah mendekati masa lelah bahan.
Masa lelah bahan terjadi karena bahan sering dipakai secara terus menerus dan ditandai ketidak normalan secara mendadak.
Perubahan dilakukan juga terhadap bagian body luar mesin menggunakan pengecatan baru (make over) sesuai warna sebelumnya sehingga tampak seperti mesin baru.
Kondisi kerusakan berulang secara terus menerus suatu mesin dapat diketahui dan dipantau apabila terdapat data history mesin lengkap. History mesin harus dapat menjelaskan kejadian apa saja pada mesin sejak pemasangan baru.
Optimalkan manajemen awal peralatan agar memudahkan dalam pengolahan data sehingga tidak ada satupun kejadian pada mesin tidak terekam.
Langkah penerapan peremajaan mesin dimulai dengan dokumentasi kondisi mesin sebelum dilakukan peremajaan dan diakhiri dengan dokumentasi setelah peremajaan.
Selanjutnya proposal disusun oleh departemen maintenance dan diajukan ke direksi untuk mendapatkan persetujuan termasuk budget peremajaan mesin.
Tetapi perlu diperhatikan bahwa langkah peremajaan mesin dilakukan setelah pertimbangan untung rugi berdasarkan harga pembelian mesin baru.
Pengelolaan database peralatan memerlukan teknologi pendukung agar mempermudah pelaksanaannya. Pengerjaan secara manual dapat membutuhkan waktu dan menimbulkan efek jenuh. Teknologi pembantu bisa berupa software khusus dari penyedia layanan berbayar seperti microsoft dynamic dan sejenisnya atau dapat memanfaatkan software gratis di komputer kantor seperi sofware E-views versi akademik bawaan program microsoft windows.
Metode pengumpulan database history mesin bisa berasal dari aktivitas predictive maintenance departemen maintenance dan juga bisa berasal dari laporan kerusakan mesin oleh departemen produksi.
Sebutan laporan kerusakan setiap perusahaan berbeda - beda, ada yang menyebut RJO (Repaire Job Order), MJO (Maintenance Job Order), EJO (Engineering Job Order), WO (Work Order), LKA (Laporan Kerusakan Aset) dan lain - lain.
Laporan kerusakan mesin dapat berfungsi sebagai kunci untuk pengambilan sparepart dari gudang sparepart yang ditetapkan dalam SOP pengambilan barang dari gudang sparepart.
Input database history mesin dilakukan setelah semua laporan kerusakan sudah closing. Untuk menentukan apakah laporan kerusakan tersebut sudah closing atau belum dapat diketahui dengan melihat adanya validasi perbaikan telah selesai oleh departemen pelapor kerusakan tadi.
Laporan kerusakan saat setelah closing bermuara di supervisor divisi masing - masing, kerusakan listrik akan terkumpul di supervisor listrik, kerusakan mekanik akan terkumpul di supervisor mekanik dan seterusnya. Administrasi departemen maintenance mengambil dari para supervisor tersebut dan segera melakukan input data.
