1. Komitmen Top Manajemen
Top manajemen pemilik kebijakan strategis perusahaan mampu melihat jauh kedepan tentang upaya apa supaya keuntungan bisnis perusahaan meningkat.
Kenyataannya bahwa keuntungan perusahaan datang dari order pelanggan baik pelanggan lama maupun pelanggan baru dan sangat diharapkan nilai order semakin besar. Top manajemen wajib peka terhadap keinginan dan tuntutan pelanggan dan mencari cara agar bisa memberikan kepuasan pelanggan secara maksimal.
Salah satu tuntutan pelanggan adalah mengenai kualitas tinggi dan DO (Delivery Order) tepat waktu. Pelangganpun sebenarnya berupaya agar kedua permasalahan tersebut dapat diminimalisasi karena mengakibatkan kerugian biaya proses mereka sendiri.
Pelanggan mengadopsi sistem improvement dalam hal ini TPM agar produktivitasnya meninggkat. Ketika TPM ini berhasil mereka terapkan di tempatnya dan membawa perubahan dramatis terhadap pencapaian bisnis mereka, muncul masalah lain yaitu dukungan suplay bahan pemasok harus tepat waktu disamping kualitas timggi.
Langkah pelanggan berikutnya tertuju pada bagaimana membuat suplay chain ini berjalan baik dan berbuah pada tuntutan kepada pemasok agar menerapkan sistem improvement serupa yaitu TPM sehingga DO dan kualitas tidak menimbulkan masalah pada bisnis mereka.
Top manajemen paling mengetahui situasi tuntutan pelanggan ini selanjutnya membuat kebijakan strategisnya tercantum salah satunya adalah kewajiban menerapkan TPM sesuai harapan pelanggan.
Top manajemen melakukan pendekatan dengan team sukses penerapan sistem di perusahaan pelanggan untuk menentukan langkah selanjutnya guna mewujudkan TPM.
Top manajemen memilih salah satu perwakilan karyawan untuk diberikan pembinaan dan bimbingan bagaimana teknik penerapan TPM, selanjutnya pilihan top manajemen ini menjadi leader TPM.
2. Membentuk Team TPM
Sama halnya dengan team sukses TPM di tempat pelanggan, perusahaan membentuk team sukses penerapan TPM sendiri beranggotakan perwakilan karyawan.
Berdasarkan pengalaman penulis, 1 orang anggota team sukses penerapan TPM mewakili 100 orang karyawan tetapi batas maksimalnya 4 orang atau disesuaikan kebutuhan. Jadi jika satu pabrik terdapat 1000 tenaga kerja maka anggota TPM bukan 10 orang melainkan berjumlah 4 orang.
Manager departemen mengirimkan kandidat anggota team TPM dan diputuskan saat meeting manajemen. Kriteria pemilihan anggota team TPM lebih banyak ditekankan pada aspek EQ seperti diantaranya integritas, loyalitas, maturity dan enerjik.
Team TPM ini dinamai staff TPM. Mereka dibebas tugaskan rutinitas pekerjaannya agar fokus pada penerapan TPM sampai batas waktu tidak ditentukan.
Staff TPM dipimpin seorang leader TPM memiliki tanggung jawab penuh melaksanakan program TPM. Parameter keberhasilan kerja staff TPM berupa tercapainya OEE tinggi.
Staff TPM dituntut memiliki kemampuan seperti leader TPM sehingga diperlukan program pembinaan dan skill up staff TPM untuk meningkatkan kemampuannya. Disini leader TPM berkewajiban membagikan pengetahuannya kepada staff TPM tanpa terkecuali, baik secara formal maupun informal.
Staff TPM berhak memperoleh pelatihan dari pakar TPM dan konsultan ahli untuk meningkatkan kecepatan keberhasilan penerapan TPM.
Staff TPM dibekali infrastruktur TPM misalnya berupa laptop, alat tulis kantor, OHP, akses internet, telpon dan ruangan kerja TPM.
3. Membentuk GKTPM
Grup Kecil Total Productive Maintenance atau GKTPM adalah kelompok unit kerja untuk penerapan TPM di unit kerjanya.
Contohnya unit kerja mesin UHF plant memiliki 5 mesin UHF (mesin pembentukan profil rubber), maka terbentuk 5 GKTPM. Unit kerja Molding Injection (mesin cetak rubber) memiliki 120 mesin dalam 1 unit kerja, GKTPM yang dibentuk mengkikuti blok layout, seandainya 1 blok ada 40 mesin maka terbentuk 3 GKTPM.
Bagaimana bagian unit kerja Finishing (jika ada)?
Prinsip pembentukan GKTPM adalah membuat keefektifan peralatan unit kerja sehingga jika terdapat proses kerja memakai mesin walaupun mesin tersebut sangat sederhana seperti bagian finishing maka tetap harus dibentuk GKTPM.
Daftar GKTPM selanjutnya akan dibuatkan registrasi dari TPM untuk pemantauan perkembangan penerapan TPM dan hasil setiap GKTPM.
Perhitungan OEE parsial berada di tangan GKTPM didampingi staff TPM dalam pengolahannya. Pencapaian OEE yang diterbitkan GKTPM menjadi OEE TPM sebagai standar keberhasilan TPM.
Sebenarnya rumus OEE TPM berasal dari OEE rata - rata seluruh GKTPM. Jadi OEE TPM goal pencapaian TPM memiliki 2 perhitungan rumus OEE yaitu:
- OEE rata - rata keseluruhan GKTPM
- OEE pilot project TPM (1 dari seluruh GKTPM menjadi pilot project TPM).
Staff TPM juga akan mempromosikan GKTPM terbaik dalam bentuk rewards dari perusahaan disesuaikan budget.
4. Membangun pondasi TPM
Analogi Program TPM ibarat sebuah rumah kokoh dibangun di atas pondasi kuat ditumpu oleh 8 pilar berdiri tegak menyokong atapnya. Pembangunan rumah dimulai pondasi menggunakan material seperti batu, koral, pasir, bata dan semen. Material tersebut harus tersedia supaya pondasi rumah dapat dibangun.
Pembangunan pondasi TPM membutuhkan material 5R yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Kelima elemen ini mutlak ada dan dijalankan sebagai budaya kerja di lingkungan pabrik. Semakin disiplin menjalankan 5R maka akan semakin kokoh pondasi TPM menyangga pilar TPM.
Berdasarkan pengalaman, penerapan 5R memakan waktu lama, paling cepat 6 bulan bahkan bisa tahunan karena 5R sesuatu menyangkut perubahan kebiasaan bekerja serta pelaksanaanya tidak sekaligus 5R tetapi setahap demi setahap mulai R1 sampai berhasil dulu lalu dilanjutkan ke R2 dan seterusnya..
Apakah waktu penerapan 5R yang lama ini maka pendirian pilar TPM terhenti karena menunggu selesai 5R?
Tentu tidak seperti itu konsepnya. Pondasi TPM adalah 5R. Proses penerapan 5R yang satu - satu dan memakan waktu lama adalah bukan pondasi TPM. Ok, bisa lihat perbedaannya kan? Pondasi TPM adalah 5R sebagai budaya kerja sama dengan juga sebagai misi 5R. Dengan catatan bahwa konsistensi 5R tetap berjalan dalam kondisi belum atau sudah diterapkan TPM.
5. Mendirikan 8 Pilar TPM
TPM disokong 8 pilar program TPM yang harus terlaksana dengan baik dan konsisten. Satu pilar saja tidak bisa ditegakan maka menghambat keberhasilan penerapan TPM.
Tahapan pelaksanaan mendirikan pilar TPM berbeda dengan tahapan pembangunan pondasi TPM. 5R dibangun secara berurutan satu per satu seperti misalnya R1 lanjut R2 dan seterusnya. Pilar TPM pembangunannya harus serempak bersamaan, 8 pilar didirikan sekaligus
8 Pilar TPM meliputi:
- Perawatan Mandiri / Autonomous Maintenance
- Perawatan Terencana / Planned Maintenance
- Perawatan Mutu / Quality Maintenance
- Perbaikan Terfokus / Focused Improvement
- Manajemen Awal Peralatan / Early Equipment Management
- Pelatihan / Training TPM
- Keselamatan dan Kesehatan Kerja / Occupational Health and Safety
- Administrasi / TPM Administration
Contohnya masalah kecelakaan kerja. Pada pilar TPM 7 menetapkan Keselamatan dan Kesehatan Kerja seluruh karyawan dengan target zerro accident dan zerro crisis. Semua departemen dituntut untuk mengupayakan pencapaiannya dan masuk pada target KPI atau TTMK3L.
Target zerro breakdown di departemen maintenance yaitu tidak ada kerusakan mesin atau tingkat avaibility tinggi, mesin atau peralatan dapat digunakan kapan saja. Target zerro defect pada departemen produksi mewajibkan memproduksi barang tanpa reject karena sebenarnya tidak ada toleransi dalam kualitas.
6. Merancang Rencana Kerja Jangka Panjang
Penerapan TPM tanpa batas akhir dan terus menerus kecuali ada kebijakan strategis top manajemen menghentikan program TPM. Konsistensi di lapangan tetap berjalan bahkan seandainya sudah tidak melayani pelanggan yang menghendaki TPM ini dijalankan karena TPM sudah terbukti berguna mendongkrak produktivitas dan profit margin perusahaan.
Proyeksi TPM bukan untuk waktu singkat sehingga rencana jangka panjang perlu disusun agar dalam perjalanannya tetap fokus pada target akhir jangka panjang. Rencana dibuat interval periode 4 tahun dan pada tahun keempat dapat dibuat penyesuaian mengikuti kondisi terkini ditinjau aspek pertumbuhan perusahaan maupun perkembangan global improvement sistem.
Terpenting adalah goal TPM berupa OEE baik OEE pilot project maupun OEE average GKTPM menunjukan angka stabil bahkan menunjukan trend positif.
Selama melakukan eksekusi terhadap rencana jangka panjang agar dibarengi riset dan pengembangan supaya hasil optimal. Ini juga berguna untuk mengetahui kondisi semangat karyawan menerapkan TPM dari kejenuhan akibat tidak adanya pengembangan dan variasi dalam suasana TPM.
